collecties saneren

De oblique technique van deze week gaat over expert advies.

Meer in het bijzonder, gaat het over de ontvangcapaciteiten om iets nuttigs met goed (dan wel waardeloos) advies te kunnen doen.

Graag licht ik dit toe vanuit mijn expertise op het gebied van informatiemanagement in een hoogdynamische (= zeer veranderlijke) omgeving.

Waarom?

Omdat ik voluit besef dat het proces wat wij ‘leven’ zijn gaan noemen, een belangrijke informatiemanagementscomponent kent die door maar weinig mensen gerealiseerd wordt.

Het is niet heel moeilijk te begrijpen (hoop ik):

• Wie een lezer is ( leeswarengebruiker), kan best lid zijn van de bieb, maar is daarmee nog niet automatisch een expert in de opzet van het informatiebeheer en terzakekundig onderhoud van de collecties.

Toch hebben vrij veel mensen moeite met het in hoge mate zeer vergelijkbare concept te bevatten:

• We zijn allemaal levers, (leefwarengebruikers). Dan ben je wel (automatisch) lid van de ‘levende zielen club’.Maar dat je bezoeker en gebruiker bent van het ‘leven’ maakt iemand  nog niet automatisch ook een expert in de opzet van leef-informatiebeheerssystemen!

Nou hoeft dat ook niet…. op middelgrote bibliotheek in een stad van 100.000 inwoners, zijn er zo’n 50 tot 80 bibliotheekmedewerkers. Daarvan heeft het gros ook geen idee heeft van alle inns en outs van de opzet en het beheer…. ook al spelen ze allemaal wel een heel cruciale rol bij het uitvoeren van diverse beheerstaken.
Er zijn op zo’n maat bibliotheek  dan wellicht een stuk of 5 tot 10 die het dynamische systeem volledig doorzien en nuttige (structurele) ingrepen kunnen doen, mochten er ingrepen in de basisopzet nodig zijn.

Toch… basiskennis van de opzet van een zeer open en dynamisch informatiebeheersysteem voor iedereen die er met zijn vingers aanzit, is elementair!
Klassen vol zesjarigen die  nauwelijks kunnen lezen, worden al wegwijs gemaakt in hoe het boekenwalhalla werkt en hoe ze ermee om moeten gaan.. in hun eigen belang en het belang van alle andere gebruikers.

Iedere gebruiker heeft een rol in het beheer!

Pak je een boek uit de kast (die daar niet op willekeurige volgorde staan!) en wil je hem niet mee naar huis nemen… dan moet je hem op dezelfde plek weer terugzetten.
Weet je niet waar dat is… zet hem dan niet zomaar ergens op het schap neer, maar ergens herkenbaar voor een  bibliotheekmedewerker.
(Op  de boekenkar van terug te zetten boeken, bijvoorbeeld)

Dat ‘moeten’ refereert aan een belangrijke sociale norm om samenspel in goede banen te leiden.
Het is geen ‘moeten’ van de ‘wet’.. er staat geen doodstraf op als je het niet doet, niemand wordt gearresteerd en berecht.

Toch..

In een openbare bibliotheek die echt werkt en tot zijn recht komt is vrijwillige bewuste medewerking van iedereen aan het handelen in lijn met de basisopzet, wel een must.
Alleen dan zal iedereen er in vrijheid kunnen grasduinen, zijn eigen interesses zelfstandig kunnen uitdiepen en vlot ( en gericht) kunnen vinden wat van zijn gading is.

Met dit stukje wil ik inzoomen op praktische inzichten in ‘plaatsingsbeheer’ van fysieke boeken in een bibliotheek.

Wie denkt dat een bibliotheek een lineaire systeem is, moet beter kijken.
Ja, het is rijen boeken, beginnend bij A en eindigend bij Z.
Of beginnend bij code 0 en eindigend bij 999.9 (ofzo)

Als je alleen dat ziet, dan kijk je alleen naar de kaas…. de geletterde, aan papier gebonden inhoud.
Maar er zitten ook gaten in de kaas…. heel veel zelfs.
Zonder die gaten, zou ‘ de flow’, de dynamiek niet werken.

Hoe meer onder invloed van grote veranderingen, bij een grote ( en diverse) populatie gebruikers.. hoe meer ‘gatenmanagement’ een vak apart wordt!

Een collectie die stijf in de kast staat, rug aan rug, kan alleen als een archief gebruikt worden.. waar nooit iets (ertussen) bijkomt en nooit iets (tijdelijk) weg mag.

Een levende, (semi-) publieke (met elkaar gedeelde) collectie….is…. constant in beweging.

(Ik merk dat ik er daar erg veel over kan zeggen.. talloze voorbeelden zou kunnen aanhalen. Maar in de context van dit blogstukje, probeer ik bij de praktische kern van het betoog te blijven)

Als een boekenkast ‘mudvol’ staat, is het heel lastig om er een boek uit te halen.
Maar als je dan zelfs nog twee of drie geretourneerde boeken ertussen moet zien te schuiven, omdat daar op die plank hun plekje inde alfabetische reeks is… dan ben je ‘ in de aap gelogeerd’.
Ze ‘moeten’ op dit plek inde reeks. Maar als je dat alleen maar kunt bereiken door eerst 10.000 boeken allemaal 3 plaatsen op te schuiven, dan ‘schiet dat niet op’.

Als er na iedere 25 tot 50 boeken een vrije ruimte op de plank is ter grote van circa 10 boeken, dan is zowel opruimen als pakken een ‘fluitje van een cent’.

Ik observeer dat de moderne mens zijn verzameling indrukken ‘ rug aan rug’ stijf tegen elkaar ‘managed’.
Het archief van de (eigen) ‘levenservaring’…. daar komt  niets of niemand aan of tussen.

In de middeleeuwen had zo’n beheersysteem wellicht wel gewerkt.
Iemand vertelde me deze week nog dat een lijfeigene in de middeleeuwen (die zijn dorp niet uitkwam) in zijn hele leven ongeveer net zoveel Megabyte aan verschillende indrukken opdeed als een modern mens nu in een dag.
In zo’n mentale schoenendoos administratie, kun je vrij vlug de opgedane kennis vinden die je zoekt, zelfs als het onverhoopt helemaal inde war zou raken, is ‘ uitzoeken’ (saneren) en alles weer op een rijtje krijgen, vrij simpel.
Alle andere lijfeigenen in het dorp, hadden ruwweg dezelfde range aan indrukken en vrijheden om eigen interesses uit te diepen (namelijk..’nauwelijks’ en ‘niet’).

Ik ben een warm voorstander van hoogfreqeunte mini-me-time, om je innerlijke natuurlijke informatiebeheerssystemen voldoende gelegenheid te geven zich (dynamisch) snel, met weinig moeite te kunnen ordenen.
Na zo’n 20-30 (minuten) ‘gebondenheid’ (aan een inhoudelijk activiteit of zaak) en inhoudelijke  geconcentreerde betrokkenheid bij de indrukken die je verzameld….. effe ‘niets’…. openheid, ruimte…..

Is er een nieuwe aanwinst… een nieuw inzicht op dit thema voorhanden, die je aanspreekt, dan kan die er meteen, ter plekke, bij… zonder dat je eerst je hele levenservaring 3 plaatsen  moet opschuiven.

Vrij veel mensen hebben een grondige hekel aan (mijn) nieuwe inzichten.
Gaan liever ‘dood’ dan dat ze hun collectie eens flink gaan saneren, om ‘schuifruimte’ vrij te maken die het deel van het leven wat (nieuwe) indrukkenbeheer is, zoveel gemakkelijker maakt.

Het aardige is…. je hoeft helemaal  niets van wat je (nog) van waarde vindt uit je oude indrukkenreeks weg te gooien!
En ik bemoei me maar hoogst zelden tegen de inhoud van je indrukken aan!

Maar wie loopt te mopperen dat hij ‘oplossingen’ zoekt voor concrete problemen en ze al tijden niet kan vinden binnen de context van gebondenheid (tijd-en ruimtegebrek) binnen het eigen informatie beheer…tja.. die krijgt  met mijn  informatiebeheersexpertise te maken.

‘Saneren’ is het eerste woord wat bij een collectiebeheerder opkomt als het proces niet meer soepel en vlot verloopt.

En echt, de basics van zinvol dynamisch informatiebeheer in de fysieke bibliotheek, verschillen niet erg van die in de virtuele wereld (computers) of van de meta-fysische (mentaal-sociaal-emotioneel)

(-: